Обработка персональных данных сотрудников — зона повышенного риска для любого работодателя. С 1 сентября 2025 года вступают в силу новые требования к защите данных в трудовых отношениях, нарушение которых грозит штрафами до 1 миллиона рублей.
Реальный кейс: Производственная компания была оштрафована на 500 000 рублей за то, что не ознакомила сотрудников с положением об обработке ПДн под подпись. При этом все необходимые документы в компании фактически были.
Обязательные документы для работодателя в 2025 году:
-
Положение об обработке ПДн сотрудников — основной локальный акт
-
Приказ о назначении ответственного за обработку ПДн
-
Регламент доступа к персональным данным
-
Журнал учета обращений субъектов
-
Согласия на обработку (для данных вне трудового договора)
Новые требования к Положению об обработке ПДн:
-
Конкретные сроки обработки по каждому виду данных
-
Подробное описание мер защиты
-
Порядок уничтожения данных после увольнения
-
Механизм отзыва согласий
-
Информация о трансграничной передаче
Образец раздела Положения:
"4. Сроки обработки персональных данных:
Данные трудового договора: 75 лет
Данные для расчета зарплаты: 6 лет
Медицинские справки: 5 лет
Данные пропускного режима: 1 год
Меры защиты данных:
Шифрование электронной переписки
Ограничение доступа к кадровым документам
Парольная защита рабочих мест
Регулярное обучение сотрудников"
Права и обязанности сторон:
Работодатель обязан:
-
Обеспечить защиту данных сотрудников
-
Ознакомить с положением под подпись
-
Не запрашивать избыточные данные
-
Уничтожать данные после истечения сроков
Сотрудник вправе:
-
Знать, какие его данные обрабатываются
-
Требовать исправления неточных данных
-
Отозвать согласие на обработку
-
Получить информацию о мерах защиты
Чек-лист для HR-службы:
-
Разработано и утверждено Положение
-
Все сотрудники ознакомлены под подпись
-
Назначен ответственный за обработку ПДн
-
Ведется журнал учета обращений
-
Реализованы меры защиты данных
-
Заключены договоры с обработчиками
Кейс: Внедрение системы защиты ПДн в распределенной компании
Задача: Обеспечить защиту данных 2000 сотрудников в 15 филиалах
Решение:
-
Разработали единое Положение для всей компании
-
Внедрили систему электронного ознакомления
-
Настроили разграничение прав доступа в HR-системе
-
Провели обучение ответственных в филиалах
-
Организовали регулярный аудит защиты
Результат: Снижение количества инцидентов на 80%, успешное прохождение проверки.
FAQ по защите ПДн сотрудников:
Вопрос: Нужно ли получать согласие на обработку данных сотрудника?
Ответ: Нет, для данных в рамках трудового договора согласие не требуется.
Вопрос: Можно ли передавать данные сотрудников в сторонние организации?
Ответ: Да, но только с согласия сотрудника или когда это предусмотрено законом.
Вопрос: Что делать с данными уволенного сотрудника?
Ответ: Хранить в течение установленных сроков, затем уничтожить с составлением акта.
Наша услуга "Комплект документов для работодателя" включает:
-
Разработку Положения об обработке ПДн
-
Образцы приказов и регламентов
-
Консультации по внедрению
-
Обучение HR-специалистов